Lo que Erasmus+ paga y vuestra subvención autonómica no

Hay una conversación que tenemos casi todas las semanas y siempre suena parecida. La entidad tiene su subvención autonómica, que paga el material, el alquiler del espacio y quizá una parte del personal de la actividad. Y después está todo lo demás: la coordinación, la formación del equipo, la persona que hace el seguimiento, los viajes, la gestión. Eso lo paga alguien echando horas gratis.

Ese agujero es el que se come a las entidades sociales. Y es justo donde un proyecto europeo funciona distinto.

La diferencia de fondo: qué considera cada uno «gasto legítimo»

Una subvención autonómica típica financia la actividad y mira con recelo todo lo que no sea actividad directa. Un proyecto europeo financia el proyecto entero, y en un proyecto entero caben cosas que la autonómica suele dejar fuera:

• La coordinación. El tiempo de quien organiza, no solo de quien ejecuta.
• La formación de vuestro equipo y de vuestro voluntariado, incluida la que ocurre fuera de España.
• Los viajes y la estancia de las personas participantes y del equipo acompañante.
• La preparación previa: reuniones con socios, visitas de planificación, materiales.
• La difusión y el trabajo posterior, que en muchas convocatorias nacionales directamente no existe como partida.

El matiz que lo cambia todo: a tanto alzado

Buena parte de las acciones del programa no funcionan por factura sino por importes a tanto alzado: se te asigna una cantidad por resultados y actividades, no por comprobantes uno a uno.

Para una entidad pequeña esto es más importante que el importe: significa que no tenéis que montar una contabilidad analítica de nivel auditor para justificar un proyecto. Justificáis que habéis hecho lo que dijisteis que ibais a hacer.

Cuidado con el otro lado de la moneda: a tanto alzado también significa que si el proyecto se queda a medias, se recorta. La flexibilidad va acompañada de una exigencia real de cumplir lo comprometido.

Lo que Erasmus+ tampoco cubre

Para que esto no parezca un folleto, la otra cara:

• No paga vuestra estructura general. El alquiler de la sede, la gestoría o el sueldo de dirección no se financian porque sí: se financia lo que está dentro del proyecto.
• No sustituye a la financiación ordinaria. Es un complemento potente, no un sustituto de las subvenciones que sostienen vuestra actividad del día a día.
• No cubre lo que no está aprobado. Si aparece un gasto que no estaba en el proyecto, sale de vuestra caja.
• No llega el primer día. Entre presentar y cobrar el primer pago pasan meses. Eso hay que poder aguantarlo.

Un proyecto europeo no arregla una entidad con problemas de tesorería. Le da músculo a una entidad que ya se sostiene.

El cálculo que conviene hacer

Antes de mirar convocatorias, haz este ejercicio con vuestras cuentas del año pasado. Coge las partidas que hoy paga alguien haciendo horas gratis y ponles un número:

1. ¿Cuántas horas dedica el equipo a coordinar, que hoy no cobra nadie?
2. ¿Cuánto os costaría formar al equipo si lo pagarais?
3. ¿Qué actividades habéis descartado este año por no tener con qué?
4. ¿Qué desfase de tesorería podéis aguantar sin poner en riesgo las nóminas?

Las tres primeras respuestas son lo que un proyecto europeo puede cubrir. La cuarta es la que decide si estáis en condiciones de pedirlo ahora o el año que viene.