Cuánto dinero da de verdad Erasmus+ a una asociación

«¿Y cuánto dan?» es la primera pregunta de cualquier junta directiva y la peor contestada de internet. La mayoría de páginas dan una horquilla vaga o citan una cifra suelta sin decir de qué acción habla.

La respuesta honesta empieza por una distinción: Erasmus+ financia de dos maneras muy distintas, y lo que tenéis que preguntaros no es cuánto dan sino cuál de las dos os aplica.

Lógica 1 · suma global: un importe cerrado

Es la de las acciones de cooperación. Se elige un importe entre los publicados, se diseña el proyecto para ese importe y se cobra ese importe si se ejecuta lo comprometido. No hay facturas que presentar al final: hay actividades que demostrar.

Asociaciones a pequeña escala (KA210). Dos importes predefinidos: 30.000 EUR y 60.000 EUR. Se elige uno en la solicitud en función de las actividades. El proyecto dura entre 6 y 24 meses, hacen falta al menos dos organizaciones de dos países y una entidad solo puede presentar una solicitud por plazo.

Asociaciones de cooperación (KA220). Tres importes: 120.000, 250.000 y 400.000 EUR. Duración de 12 a 36 meses y mínimo tres organizaciones de tres países. Ojo con el umbral: aquí hacen falta 70 puntos sobre 100, no 60.

La consecuencia práctica de la suma global es enorme y poca gente la explica: una actividad comprometida que no se ejecuta puede descontarse entera. No se prorratea. Es el riesgo que hay que entender antes de elegir el importe alto.

Lógica 2 · costes unitarios: se calcula por piezas

Es la de las acciones de movilidad. No hay importe cerrado: el presupuesto se construye sumando cantidades fijas por participante, por día y por kilómetro. Todas están publicadas en la Guía y no se negocian.

Con los números de la movilidad de personas trabajadoras en juventud, que son los que hemos comprobado:

• Apoyo individual — alojamiento y manutención —: depende del país de acogida. 81 EUR por participante y día en España, con un máximo de 1.100 EUR por persona. Se cuenta un día de viaje antes y otro después, más hasta cuatro días adicionales para quien viaje en transporte de bajas emisiones.
• Viaje: por banda de distancia, calculada con la calculadora oficial de la Comisión. 56 EUR para 10–99 km en desplazamiento ecológico, 417 EUR para 500–1.999 km, 1.735 EUR a partir de 8.000 km.
• Apoyo organizativo: 125 EUR por participante.
• Apoyo a la inclusión: 125 EUR por participante con menos oportunidades para la organización, y el 100 % de los costes reales justificados para esas personas participantes.
• Visita preparatoria: 680 EUR por participante y visita, hasta dos por organización.

Una cuenta de servilleta, para que se vea

Imaginad un proyecto de formación con seis personas de vuestro equipo yendo siete días a un país a 1.400 km, en transporte de bajas emisiones. Con los importes de arriba:

• Apoyo individual: 7 días más los dos de viaje × la cantidad diaria del país de acogida × 6 personas. En España serían 81 EUR/día; en otro país, la cifra de su cuadro.
• Viaje: banda de 500–1.999 km → 417 EUR × 6 = 2.502 EUR.
• Apoyo organizativo: 125 EUR × 6 = 750 EUR.

No ponemos el total porque el apoyo individual depende del país de acogida y sería inventar. Pero la mecánica es esa, y con la Guía delante la cuenta la puede hacer cualquiera en diez minutos. Ese es el punto: los importes son públicos y el presupuesto no es una caja negra.

Lo que el dinero no cubre

Tres cosas que conviene saber antes de diseñar nada:

No cubre la estructura de la entidad. No paga el alquiler de vuestro local ni el sueldo de quien lleva la administración. El apoyo organizativo son 125 euros por participante: ayuda, pero no es una partida de estructura.

No llega todo al principio. El pago de prefinanciación se hace en el plazo de 30 días desde que se firma el convenio por las dos partes, pero la agencia puede dividirlo en tramos o reducirlo si considera insuficiente vuestra capacidad financiera. Hay que planificar la caja, no solo el proyecto.

No es un cheque. El pago final se calcula a partir del informe final y se reduce proporcionalmente si las actividades no se ejecutan, cuestan menos de lo previsto o su calidad es insuficiente.

Qué importe elegir si vais por suma global

La tentación obvia es pedir el importe alto. Dos razones para no hacerlo en el primer proyecto:

La primera es de riesgo: el importe alto implica comprometer más actividades, y una actividad no ejecutada puede descontarse entera. La segunda es de puntuación: la evaluación valora la coherencia entre lo que la entidad es y lo que promete. Un proyecto de 60.000 euros presentado por una entidad de tres personas sin experiencia previa levanta exactamente la pregunta que no queréis que se hagan.

Con 30.000 euros y 18 meses se hacen cosas serias. Y un proyecto pequeño bien ejecutado abre la puerta al siguiente; uno grande mal ejecutado la cierra.

Preguntas que nos hacen sobre esto