Cuánto se tarda desde que presentáis hasta que cobráis el último euro

Es una de las preguntas que más condiciona la decisión de presentarse, y una de las peor respondidas. Circulan cifras muy concretas — «tres meses», «seis meses» — que nadie enlaza a ninguna fuente, porque no la tienen: la Guía del Programa no publica ese dato.

Vamos con lo que sí está escrito, en el orden en que ocurre.

1 · De la solicitud a la resolución

La Guía describe el procedimiento pero no el calendario. Toda solicitud pasa por: verificación de admisibilidad, comprobación de los criterios de exclusión y selección — capacidad operativa y financiera — y, por último, la evaluación de calidad según los criterios de concesión.

Después, la agencia decide qué proyectos se financian basándose en dos cosas: la clasificación que propone el comité de evaluación y el presupuesto disponible. Ese segundo factor explica una frustración muy común: un proyecto puede superar el umbral de puntos y aun así quedarse fuera porque se acabó el dinero de la ronda.

Cuánto tarda esto: lo publica cada agencia nacional con su convocatoria. Si necesitáis la fecha para planificar, es una consulta a INJUVE o SEPIE, no a nosotros ni a ninguna web.

2 · La notificación, y una palabra que despista

Se informa por carta a todas las entidades solicitantes. Las seleccionadas reciben una invitación a preparar la subvención; el resto quedan rechazadas o en lista de reserva.

Aquí hay un matiz que conviene leer despacio, porque genera muchos disgustos: la invitación a preparar la subvención no es un compromiso formal de financiación. Antes de la concesión, la agencia tiene que hacer varios controles jurídicos: validación de la entidad jurídica, capacidad financiera, comprobación de exclusión.

Y si creéis que el procedimiento tuvo irregularidades, se puede presentar una reclamación. No es lo mismo que estar en desacuerdo con la puntuación: es un cauce para defectos de procedimiento.

3 · La firma del convenio y el primer pago

Este es el primer plazo que sí está escrito y es importante: el pago de prefinanciación se realiza en el plazo de 30 días desde que la última de las dos partes firma el convenio — lo que la Guía llama la «entrada en vigor» — y, si proceden, se reciben las garantías financieras.

Fijaos en el detalle: los 30 días no cuentan desde la resolución, cuentan desde la firma. Y entre una cosa y otra están los controles jurídicos y la preparación de la subvención.

Dos avisos más de la misma página: la agencia puede dividir la prefinanciación en varios tramos, y puede reducirla o eliminarla por completo si considera insuficiente vuestra capacidad financiera. Eso último no es habitual, pero existe y hay que saberlo.

4 · Durante el proyecto

En algunas acciones hay pagos adicionales de prefinanciación, que se abonan en 60 días naturales desde que la agencia recibe la solicitud de pago. En otras, con un informe intermedio o de progreso de por medio.

Y hay un caso que simplifica mucho la vida: en algunas acciones se transfiere el 100 % de la subvención por la vía de las prefinanciaciones, y entonces no hay pago de saldo al final. Cuál es vuestro caso está en la ficha de datos de vuestro convenio, no en una regla general.

5 · El informe final y el último tramo

El importe del pago final se calcula en función del informe final, que hay que presentar como máximo en la fecha que indique el convenio.

Y la Guía es explícita sobre cuándo se reduce: si los hechos que justifican la subvención no ocurren o ocurren de forma distinta a la prevista; si los costes subvencionables realmente soportados son inferiores a los previstos; o si la calidad de las actividades o de los resultados es insuficiente. En ese caso se reduce proporcionalmente o se pide devolver lo cobrado de más.

Ese tercer supuesto — calidad insuficiente — es el que más sorprende a las entidades y el que más justifica documentar el impacto mientras ocurre en vez de reconstruirlo al final. Cómo se documenta sobre la marcha.

La regla práctica para vuestra tesorería

De todo lo anterior sale una sola recomendación, y es la que damos siempre:

No contéis con el último tramo para financiar la actividad siguiente. Entre el final de la actividad, la preparación del informe, su revisión y el pago pasa mucho más tiempo del que cualquiera calcula al planificar. Una entidad que encadena proyectos contando con que el saldo del primero pague el arranque del segundo acaba con un problema de caja que no tiene nada que ver con la calidad de su trabajo.

Y una segunda, más práctica todavía: el plazo de conservación de la documentación se cuenta desde el último pago, no desde el final de la actividad. Está en la ficha de datos de vuestro convenio de subvención, junto con el importe. Es de las primeras cosas que conviene leer y de las últimas que se leen.

Preguntas que nos hacen sobre esto