Los errores de justificación que acaban costando dinero

Cuando preguntamos a alguien que dirige una entidad qué le da más miedo de un proyecto europeo, casi nunca dice «que no me lo aprueben». Dice, con otras palabras, esto: que me lo aprueben y después tenga que devolver el dinero.

Es un miedo bien fundado. Todo el mundo en el sector conoce el caso de una entidad que tuvo un ajuste serio en el informe final, y todo el mundo sabe que la responsabilidad es de la organización, no de quien le ayudó a escribirlo.

Vamos a por lo que de verdad pasa, y por lo que se puede hacer.

La idea que hay que cambiar primero

La justificación no es una fase al final del proyecto. Es algo que se hace todos los meses desde el primero, y el 90% de los problemas vienen de haberlo entendido al revés.

Si a mitad de proyecto no podéis demostrar lo que habéis hecho hasta ahora, ya tenéis un problema — solo que todavía no lo sabéis.

Los seis errores que más caros salen

1 · No recoger evidencias mientras pasan las cosas

La lista de asistencia que nadie firmó, la foto que nadie hizo, el cuestionario que se pasó de palabra. Reconstruir eso ocho meses después es imposible y, si se intenta, se nota.

2 · Cambiar el proyecto sin avisar

Los proyectos cambian, y el programa lo entiende. Lo que no perdona es que cambien en silencio. Una modificación comunicada a tiempo y aceptada es un trámite; la misma modificación descubierta en el informe final es un ajuste.

3 · Confundir participantes con asistentes

Quien cuenta como participante es quien cumple las condiciones de la acción y completa la actividad. Contar a todo el que pasó por allí infla los números en el informe y no se sostiene con las evidencias.

4 · Depender de un socio para vuestras propias evidencias

Si vuestro informe necesita listas y documentación que están en manos de un socio que no responde, el problema es vuestro. Pedid todo lo que necesitéis durante la actividad, no después.

5 · Gastar fuera de lo aprobado

Un gasto razonable pero que no encaja en ninguna partida aprobada no se cubre. Y en las acciones a tanto alzado, no ejecutar lo comprometido reduce el importe aunque el dinero se haya gastado en otra cosa buena.

6 · Dejar el informe para el último mes

Un informe final se escribe mucho mejor con las notas de cada mes delante. Escrito de memoria en tres semanas, sale defensivo y con huecos.

El sistema mínimo que hay que montar el primer mes

No hace falta un software caro. Con esto vais sobrados, y es lo que montamos siempre:

1. Una carpeta por actividad, con subcarpetas de listas, fotos, materiales, billetes y cuestionarios.
2. Un documento vivo de indicadores, con el número comprometido y el conseguido hasta la fecha. Se actualiza cada mes, no cada semestre.
3. Un registro de decisiones: qué se cambió, cuándo, por qué y a quién se avisó. Media página por mes salva informes.
4. Un responsable con nombre de que esas tres cosas se rellenen. Si es «todos», es nadie.
5. Una revisión a mitad de proyecto, con el convenio delante, comprobando indicador por indicador.

Ese punto cinco es el que más dinero ahorra de los cinco. A mitad de camino todavía se puede corregir el rumbo; en el informe final ya solo se puede explicar.

Y la parte de las personas

Un recordatorio que se olvida y que puede ser el problema más serio de todos: si trabajáis con menores de edad, necesitáis las autorizaciones de imagen firmadas por quien tenga la patria potestad antes de usar ninguna foto, y el tratamiento de datos de las personas participantes tiene que estar en regla.

Esto no es un requisito del programa: es la ley. Y es de las pocas cosas que pueden daros un disgusto mucho más grande que un ajuste presupuestario.