Formar a vuestro equipo cuando no hay una línea de formación en el presupuesto

Preguntad en cualquier entidad social española cuánto hay en el presupuesto de este año para formar al equipo. La respuesta honesta, casi siempre, es cero. Y no porque nadie lo considere importante: porque la formación es lo único que se puede aplazar sin que se note en el trimestre.

Se nota más tarde. Se nota cuando la persona que lleva cinco años facilitando grupos se marcha porque ha dejado de aprender, y con ella se va todo lo que sabía y nunca escribió nadie.

Qué es exactamente esta vía

Dentro de Erasmus+ hay una acción que casi nadie fuera del sector juventud conoce: la movilidad de personas trabajadoras en el ámbito de la juventud, que se identifica con el código KA153. No manda a jóvenes a ningún sitio: manda a vuestro equipo.

Y «persona trabajadora en el ámbito de la juventud» es más amplio de lo que parece. No hace falta un título concreto ni un contrato: es quien trabaja con jóvenes de forma regular, sea remunerada o voluntaria. Si en vuestra entidad hay alguien que facilita, acompaña o coordina con jóvenes, esa persona encaja.

Qué formatos financia, en concreto

La Guía lista cuatro, y conviene conocerlos porque no todos sirven para lo mismo:

• Cursos de formación. Lo más parecido a lo que la gente imagina: varios días de trabajo sobre una competencia concreta, con equipos de varios países.
• Seminarios y talleres. Más orientados a intercambiar prácticas que a aprender una técnica.
• Visitas de estudio y aprendizaje por observación. Ir a una entidad de otro país a ver cómo hacen lo que vosotros hacéis. Es el formato más infravalorado y el que más cambia a un equipo pequeño.
• Creación de redes. Encuentros para construir relaciones estables entre entidades que trabajan lo mismo.

Y lista también lo que no financia, que ahorra disgustos: viajes de estudios académicos, actividades que generen beneficio económico, cualquier cosa que se pueda considerar turismo, festivales, viajes de vacaciones, giras de espectáculos y reuniones estatutarias.

Cuánto cubre, con las cifras delante

Aquí es donde la conversación se vuelve concreta. Los importes están publicados en la Guía y no se negocian: son costes unitarios.

El apoyo individual — alojamiento y manutención — depende del país de acogida. En España son 81 euros por participante y día, con un tope de 1.100 euros por persona en toda la actividad. El viaje va por bandas de distancia, y hay un importe mayor si se viaja en transporte de bajas emisiones: por ejemplo, 417 euros en desplazamiento ecológico frente a 309 en el no ecológico para la banda de 500 a 1.999 km. A eso se suman 125 euros por participante de apoyo organizativo.

Y hay una partida que casi nadie usa y que debería usarse siempre: 680 euros por persona para la visita preparatoria, hasta dos personas por organización. Sirve para ir antes, ver el sitio y conocer a quien organiza. Requiere justificar la necesidad ante la agencia nacional.

Qué hace falta para pedirlo

Menos de lo que la gente cree, y más tiempo del que la gente calcula:

• El OID. Gratuito, se saca una vez y no caduca. Se pide en la plataforma de la Comisión · cómo se hace.
• Al menos dos organizaciones de países distintos, una que envía y otra que acoge. Una de las dos tiene que ser del país de la agencia a la que se presenta.
• Una necesidad de desarrollo escrita. La Guía evalúa que el proyecto salga de necesidades «claramente definidas» del equipo. Esto no es retórica: es donde se cae la mitad de las solicitudes.
• Un plan de qué pasa después. El programa pregunta expresamente cómo va a cambiar la labor diaria de esas personas con jóvenes. Mandar a alguien a un curso y no hacer nada al volver puntúa mal, y con razón.

Un detalle que conviene tener en cuenta al planificar: un mismo OID no puede aparecer en más de cinco solicitudes por plazo en esta acción, ni como solicitante ni como socia. Si varias entidades os piden entrar como socios, ese es el techo.

Cómo se puntúa, para que sepáis dónde poner el esfuerzo

La evaluación es sobre 100 puntos, repartidos así: pertinencia, justificación e impacto, 30; calidad del diseño y la ejecución, 40; calidad de la gestión, 30.

Y hay dos umbrales, no uno: hacen falta 60 puntos en total y al menos la mitad del máximo en cada uno de los tres criterios. Un proyecto con 72 puntos puede quedarse fuera por sacar 14 sobre 30 en gestión. Esto explica por qué una solicitud apasionada y mal planificada no pasa.

Lo que nadie cuenta de mandar a alguien fuera

Dos cosas, por experiencia.

La primera: la persona vuelve distinta y la entidad no siempre está preparada para eso. Vuelve con métodos nuevos, con contactos y con ganas de cambiar cosas. Si al volver no hay ni media hora para escuchar qué aprendió, el efecto se pierde entero y la persona se frustra el doble.

La segunda: conviene no mandar siempre a la misma persona. Es la tentación obvia — va quien tiene más inglés, quien lleva más tiempo — y concentra en una sola cabeza todo lo que la entidad sabe del mundo europeo. Que es exactamente el problema que estábamos intentando resolver.

Preguntas que nos hacen sobre esto