El dinero que no hay que pedir: software gratis para entidades

Hay un gasto que ninguna entidad presupuesta y que todas pagan: el tiempo que se pierde porque las herramientas no dan. El Drive lleno. El correo que solo abre una persona. El diseño del cartel que hay que rehacer porque la plantilla buena era de pago. Nada de eso aparece en ninguna cuenta de resultados, y sin embargo es de lo que más cuesta.

Lo que casi nadie sabe es que por el simple hecho de estar registrada, vuestra entidad tiene derecho a una parte importante de ese software gratis. No es una promoción ni una prueba de tres meses: es un programa permanente que llevan años ofreciendo Google, Canva, Microsoft y otras.

Esto no es Erasmus+ ni tiene nada que ver con una convocatoria. Es dinero que no hay que pedir a nadie.

El problema no es el software: es el correo

Casi todas las entidades pequeñas empiezan igual: nombredelaasociacion@gmail.com. Funciona, es gratis, y durante un año va bien.

Luego pasan tres cosas, siempre en este orden:

• Se llena. Una cuenta gratuita de Google tiene 15 GB compartidos entre correo, Drive y fotos. Con dos años de fotos de actividades, eso se agota.
• Solo entra una persona. Y esa persona se convierte en el cuello de botella de la organización entera. Cuando se va de vacaciones, nadie lee lo que llega.
• Os hace parecer menos serios de lo que sois. Esta es la cara: cuando escribís a una entidad socia europea, a un ayuntamiento o a una Agencia Nacional desde una dirección de gmail, la primera impresión juega en vuestra contra antes de que os lean.

Una dirección con vuestro dominio no os hace mejores. Pero una de gmail sí os hace parecer más pequeños de lo que sois, y eso se paga en las conversaciones que deciden si alguien se asocia con vosotros.

GoodStack: la llave que abre todas las puertas

Aquí está la pieza que casi ninguna guía explica bien, y es la que cambia todo el proceso.

Google, Canva, Microsoft y bastantes más no verifican ellas mismas si sois una entidad sin ánimo de lucro. Delegan esa comprobación en un verificador llamado GoodStack. Vosotros os registráis una vez ahí, contrastan vuestros datos con los registros públicos —en España, los registros de asociaciones nacional y autonómicos— y a partir de ese momento el catálogo entero se os abre.

Es decir: no tenéis que pelear plataforma por plataforma. Es un trámite y sirve para todas.

Entenderlo así cambia el orden de las cosas. En vez de intentar Google, fracasar y rendirse, el orden útil es: dominio → GoodStack → y después ir a por cada herramienta.

Quién puede y quién no

La propia solicitud de Google for Nonprofits pide confirmar que la organización no es:

• Un centro educativo, una institución académica o una universidad.
• Un hospital o una organización de atención sanitaria.
• Un organismo o entidad gubernamental.

Y sí puede serlo una ONG, una fundación, una asociación o una asociación juvenil. Es decir: exactamente el perfil de la mayoría de entidades sociales españolas.

Conviene comprobar los criterios vigentes antes de solicitar, porque las condiciones de estos programas cambian sin avisar. De hecho, algunas licencias que hace un par de años eran gratuitas hoy son solo con descuento.

El dominio va primero, y no es un capricho

Este es el requisito que sorprende a todo el mundo: necesitáis un dominio propio antes de empezar. No podéis conseguir Google Workspace para una dirección de gmail, porque lo que os dan es precisamente la capacidad de crear correos en vuestro dominio.

Un .es o un .org con el nombre de vuestra entidad cuesta al año menos que una comida de equipo. Y con él conseguís tres cosas de golpe: las direcciones institucionales, la verificación más fácil, y un sitio donde poner cuatro párrafos explicando quiénes sois — que es lo primero que va a mirar cualquiera que se plantee trabajar con vosotros.

No hace falta una web grande. Hace falta una web: qué hacéis, a quién acompañáis, dónde estáis y cómo se os escribe.

El error que deja a media España fuera de su propia consola

Este merece un apartado propio porque es el fallo que más gente comete y el que peor se resuelve después.

Durante el proceso, al verificar el dominio, se os pide crear una cuenta nueva con vuestro dominio, del tipo nombre@vuestraentidad.org. Esa cuenta —y no vuestra cuenta personal de Google, ni la que usasteis para iniciar el trámite— es la única con la que después se puede entrar en la consola de administración.

Si perdéis esa contraseña, o si intentáis entrar desde otro correo, no entráis. Y desde fuera de la consola no se pueden crear usuarios, ni repartir el almacenamiento, ni dar de alta a nadie del equipo. Tenéis el regalo y no podéis abrirlo.

Guardad esa cuenta y su contraseña en un gestor de contraseñas de la entidad, con acceso de al menos dos personas. No en la cabeza de quien hizo el trámite. Es el mismo consejo que vale para el EU Login y para el OID: ningún acceso crítico puede depender de una sola persona.

Cuánto se ahorra de verdad

Vamos con números, con una advertencia por delante: los porcentajes cambian, así que comprobadlos en el catálogo el día que lo hagáis y no os fieis de ningún tutorial, incluido este.

Lo que se obtiene, en grueso:

• Google Workspace para entidades sin ánimo de lucro: correos con vuestro dominio, almacenamiento compartido muy por encima de los 15 GB de la cuenta gratuita, videollamadas y herramientas de IA integradas con límites más amplios que la versión libre.
• Canva for Nonprofits: la versión Pro completa para todo el equipo. Plantillas de marca, elementos premium desbloqueados, grupos de trabajo. Para una entidad que hace carteles de actividades cada semana, esto es de lo que más se nota.
• El resto del catálogo: descuentos muy fuertes en herramientas de ofimática, videoconferencia, edición de documentos y asistentes de IA. En algunos casos superan el 90 %.

El propio catálogo trae una calculadora de ahorro. Para una entidad con tres cuentas, sumando un par de herramientas, sale del orden de mil euros al año — y eso sin contar Google, que va aparte.

Mil euros no financian un proyecto europeo. Pero cubren la cuota de una gestoría, un seguro de responsabilidad civil, o los materiales de un curso entero. Y a diferencia de una subvención, no hay que pedirlos, no hay que justificarlos y no dependen de que nadie os apruebe nada.

Una advertencia sobre la parte de IA

Varias de estas licencias incluyen asistentes de inteligencia artificial con límites de uso amplios, y es tentador usarlos para todo. Un recordatorio que vale aquí y en cualquier otro sitio: si metéis datos de las personas a las que acompañáis en una herramienta de IA, eso es un tratamiento de datos personales y os obliga lo mismo que cualquier otro. Para redactar un cartel, sin problema. Para pasar el listado de participantes menores de edad, pensadlo dos veces.

Preguntas que nos hacen sobre esto