Google Workspace gratis para vuestra entidad, paso a paso

Bien. Suponemos que ya sabéis qué es esto y que queréis hacerlo. Vamos al trámite.

Lo que hay que tener antes de empezar

Tres cosas, y sin ellas no se puede avanzar:

• La entidad registrada, con sus datos de inscripción a mano: nombre exacto, domicilio y número de registro. Tienen que coincidir literalmente con lo inscrito.
• Un dominio propio. No sirve una dirección de gmail: lo que os dan es precisamente poder crear correos en vuestro dominio.
• Media hora sin interrupciones. El proceso encadena tres plataformas distintas y se pierde el hilo con facilidad.

Y una comprobación previa que ahorra el disgusto: la solicitud pide confirmar que vuestra organización no es un centro educativo ni una universidad, ni un hospital ni una organización sanitaria, ni un organismo público. Una asociación, una ONG o una fundación sí encajan.

Los cuatro pasos, en orden

1. Solicitud. Entráis en Google for Nonprofits y creáis una solicitud nueva para vuestra entidad. Si administráis más de una organización, cada una lleva su solicitud.
2. Verificación. El proceso os deriva a un verificador externo, que contrasta vuestros datos con los registros públicos. Este es el paso lento: puede resolverse en unos días o quedarse atascado. La solicitud pasa de «solicitada» a «verificada» cuando sale adelante.
3. Gestión de productos. Una vez verificada, dentro de vuestra cuenta aparece el catálogo. Ahí activáis Google Workspace para organizaciones sin ánimo de lucro.
4. Consola de administración. Desde ahí se reparte todo: cuentas, almacenamiento, permisos.

El error de la consola

Este apartado es la razón de ser del artículo, porque es donde se queda encallada media España.

Durante la verificación del dominio, el proceso os hace crear una cuenta nueva, del tipo nombre@vuestraentidad.org. Google genera un perfil con esa cuenta.

Esa cuenta, y solo esa, entra en la consola de administración. No entra vuestra cuenta personal de Google. No entra la cuenta desde la que iniciasteis el trámite. Si intentáis acceder con cualquier otra, la consola simplemente no os deja, sin explicar por qué — y la conclusión natural es pensar que algo ha fallado en la verificación, cuando lo que falla es la puerta por la que estáis llamando.

Anotad esa cuenta y su contraseña en un gestor de contraseñas de la entidad, con acceso de al menos dos personas. Es el mismo consejo que damos para el EU Login y para el OID: ningún acceso crítico de la organización puede vivir en la cabeza de una sola persona.

Crear las cuentas del equipo

Ya dentro, la parte útil. En el apartado de usuarios vais creando las cuentas del equipo: una por persona, con el correo de la entidad.

Tres decisiones que conviene tomar antes de empezar a crear cuentas, porque después cuesta deshacerlas:

• Criterio de nombres. ¿nombre@ o nombre.apellido@? Elegid uno y respetadlo. Y reservad las direcciones de función —info@, proyectos@— que son las que sobreviven a las personas.
• Quién tiene permisos de administración. Dos personas. Ni una, por el riesgo; ni cinco, por el desorden.
• Qué pasa cuando alguien se va. Decidid ya si su cuenta se suspende, se transfiere o se archiva. Es una conversación de cinco minutos hoy y de dos semanas dentro de dos años.

El almacenamiento compartido que os dan es muy superior a los 15 GB de una cuenta gratuita, y el paquete incluye herramientas de IA con límites de uso más amplios que la versión libre. Un recordatorio, porque la tentación es evidente: meter datos personales de las personas a las que acompañáis en una herramienta de IA sigue siendo un tratamiento de datos, con las obligaciones de siempre. Para redactar un cartel, ningún problema. Para el listado de participantes menores de edad, pensadlo dos veces.

Preguntas que nos hacen sobre esto