Nos han denegado el proyecto. ¿Y ahora qué?

Llega el correo, dice que no, y la reacción habitual en una entidad pequeña es una mezcla de vergüenza y de «ya sabía yo que esto no era para nosotros». Es la reacción más cara que existe, porque tira a la basura lo único valioso que acabáis de recibir.

Un informe de evaluación Erasmus+ es un análisis externo, gratuito y por escrito de vuestro proyecto, hecho por gente que ha leído cientos. Ninguna consultora os daría eso por menos de lo que cuesta escribir la solicitud.

Lo primero: ¿rechazado o en lista de reserva?

No es lo mismo y la carta lo dice, aunque a veces con letra pequeña. Según la Guía, tras la evaluación las solicitudes seleccionadas reciben una invitación a preparar la subvención, y el resto son rechazadas o incluidas en una lista de reserva.

Lista de reserva significa que el proyecto pasó el corte de calidad. Se quedó fuera porque la decisión final se toma con dos cosas: la clasificación del comité y el presupuesto disponible para la acción. Si algún proyecto seleccionado decae, puede entrar el vuestro.

Esto cambia por completo qué hacer después. Un proyecto en reserva no necesita reescribirse: necesita presentarse otra vez, quizá con retoques menores. Uno rechazado por puntuación sí necesita trabajo.

Cómo se lee el informe de verdad

No lo leaáis de arriba abajo buscando frases amables. Buscad una cosa concreta: en qué criterio está la puntuación baja. Porque hay dos umbrales, no uno, y fallar por cada uno significa cosas distintas.

En las acciones de movilidad, la evaluación reparte 100 puntos en tres criterios — pertinencia, justificación e impacto (30), calidad del diseño y la ejecución (40), calidad de la gestión (30) — y hacen falta 60 puntos en total y, además, la mitad del máximo en cada criterio.

Con eso delante, el diagnóstico es casi automático:

• Si suspendisteis en pertinencia, el problema es de encaje: el proyecto no conectaba con las prioridades de la acción o no se entendía por qué lo hacíais vosotros. Es el arreglo más profundo — hay que repensar el proyecto, no reescribirlo.
• Si suspendisteis en calidad del diseño, es lo más frecuente y lo más arreglable: falta concreción. Actividades sin detalle, fases sin calendario, resultados de aprendizaje que no se sabe cómo se van a medir.
• Si suspendisteis en gestión, tampoco es grave: faltan protocolos, reparto de tareas, medidas de seguridad y protección, plan de comunicación entre socios. Es la parte más mecánica.
• Si el total estaba bien pero un criterio se quedó corto, no tenéis un mal proyecto: tenéis un proyecto desequilibrado. Se arregla en una tarde de trabajo sobre esa sección.

Cuándo cabe reclamar y cuándo no

La Guía lo dice claro: si la entidad solicitante cree que el procedimiento de evaluación adoleció de irregularidades, puede presentar una reclamación.

La palabra clave es procedimiento. No es un recurso contra la puntuación: es un cauce para cuando algo del proceso no se hizo como estaba previsto. Estar en desacuerdo con la valoración de un criterio no es una irregularidad, por muy injusta que os parezca.

Antes de plantearlo, comprobad también si hubo alguna petición de aclaración que no llegara: la Guía prevé que se pida información complementaria en casos de errores materiales obvios, siempre que la aclaración no modifique la propuesta de forma sustancial.

Volver a presentar, que es lo que casi siempre toca

Es la salida más rentable y la que menos se elige, porque el segundo intento se afronta con menos energía. Merece la pena por una razón concreta: tenéis el informe. En el primer intento escribís a ciegas; en el segundo escribís con las objeciones delante, criterio a criterio.

Cómo hacerlo bien:

• Poned el informe al lado del formulario y responded punto por punto. Literalmente: cada observación del evaluador tiene que tener un cambio visible en el texto.
• No reescribáis lo que puntuó bien. Es el error más común: se reescribe todo y se estropea lo que funcionaba.
• Mirad si la ronda siguiente os sirve. Cada ronda condiciona las fechas en que puede empezar la actividad, no solo la de presentación. Los plazos, con su fuente.
• Considerad bajar de tamaño. Si os cayó la capacidad operativa o la coherencia, un proyecto más pequeño y mejor definido puntúa más que el mismo proyecto con más adjetivos.

Lo que un no sí debería cambiar

Dos cosas, y ninguna es la idea del proyecto.

La conversación con la junta directiva. Si la solicitud se presentó como «a ver si suena la flauta», un no confirma a quien ya dudaba. Si se presentó como el primer intento de un plan a dos años, un no es información. Es la misma realidad contada de dos maneras y una de las dos permite seguir.

El calendario interno. Un proyecto denegado libera meses que estaban comprometidos. Es el mejor momento para hacer las dos cosas que siempre se aplazan: buscar entidades socias con calma y mandar a alguien del equipo a una formación. Las dos mejoran directamente la puntuación del siguiente intento.

Preguntas que nos hacen sobre esto