La decisión, con las dos columnas
Hacerlo solos o con ayuda: las dos cuentas, sin adornar ninguna
Escribimos proyectos para otras entidades, así que tenemos un sesgo evidente. Aun así, hay casos en los que hacerlo solos es la decisión correcta, y conviene saber cuáles son.
La respuesta corta
La cuenta no es «consultoría contra gratis»: es dinero contra horas y contra probabilidad. Hacerlo solos cuesta cero euros y bastantes semanas de alguien del equipo, y deja el conocimiento dentro de la entidad para siempre — que es la mayor ventaja y casi nunca se contabiliza. Hacerlo con ayuda cuesta dinero y ahorra la curva de aprendizaje. Solos sale bien en la primera acción pequeña, entrando como entidad socia, o cuando hay alguien con tiempo protegido. Con ayuda compensa cuando el plazo está encima, cuando ya os denegaron y no sabéis por qué, o cuando el importe en juego es alto y no habéis gestionado nunca una justificación.
La comparación que suele hacerse — «consultoría contra hacerlo gratis» — está mal planteada, y además la plantean así las consultoras porque les conviene. La comparación real es entre dinero, horas y probabilidad, y hay una cuarta columna que casi nunca aparece: quién se queda con lo aprendido.
Qué cuesta de verdad hacerlo solos
En euros, cero: presentar es gratuito y el OID también. En horas, bastante más de lo que se calcula. Por partes:
- Entender la acción que os toca y leer su sección de la Guía: una tarde larga, no las ochenta páginas enteras.
- Encontrar entidades socias y acordar qué hace cada una: es lo que más tarda y no se puede acelerar. Semanas o meses, y en gran parte esperando respuestas.
- Diseñar el proyecto: objetivos, actividades, calendario, resultados de aprendizaje. Aquí se decide la puntuación.
- Escribir el formulario: varias sesiones concentradas en el mes previo al plazo.
La primera vez, todo esto se multiplica, porque además hay que aprender el vocabulario del programa mientras se escribe. La segunda vez cuesta la mitad. La tercera, un tercio. Esa curva es exactamente lo que se compra al contratar a alguien, y lo que se pierde si se contrata siempre.
Qué se compra de verdad al contratar
Conviene ser preciso, porque se vende mucho humo alrededor de esto.
No se compra acceso. Ninguna consultora tiene canal privilegiado con INJUVE, SEPIE ni la Comisión. Somos empresas privadas e independientes.
No se compra la aprobación. La decisión depende de la clasificación del comité y del presupuesto disponible. Un proyecto excelente puede quedarse en lista de reserva.
Sí se compra la curva de aprendizaje: saber cómo se lee un criterio, qué nivel de concreción espera quien evalúa, dónde se caen las solicitudes. Eso es real y ahorra intentos.
Sí se compra tiempo del equipo. Que en una entidad de dos o tres personas puede ser lo más caro que tenéis.
Y a veces se compra el acompañamiento en la justificación, que es donde se pierde dinero de verdad. Ojo: solo si está en el acuerdo, porque mucha consultoría termina el día del envío.
Cuándo hacerlo solos es la decisión correcta
Cuatro situaciones bastante claras:
1 · Vais como entidad socia, no como coordinadora. La coordinadora escribe la solicitud, firma el convenio y presenta el informe final. Vuestra parte es acotada y es la mejor escuela que existe. Contratar a alguien para esto es tirar el dinero.
2 · Es vuestra primera acción pequeña y tenéis tiempo protegido. Una asociación a pequeña escala de 30.000 euros con un formulario corto, o una movilidad de dos personas del equipo, son perfectamente abordables si alguien tiene de verdad unas semanas. La palabra clave es «protegido»: horas apartadas en el calendario, no horas que se sacarán de donde sea.
3 · Queréis que el conocimiento se quede dentro. Es un objetivo legítimo y muchas entidades lo tienen. Si vuestro plan es tener una línea europea propia a cinco años, aprender escribiendo la primera es una inversión, no un ahorro.
4 · No hay dinero. Dicho sin rodeos: si pagar unos honorarios compromete la tesorería, no se contrata. Se presenta solos, se asume que igual no sale a la primera y se aprende con el informe de evaluación, que llega igual y es gratis.
Cuándo compensa la ayuda
1 · El plazo está encima. Si faltan tres semanas y no habéis empezado, la diferencia entre presentar algo decente y no presentar suele estar en tener a alguien con oficio.
2 · Ya os denegaron y no enténdeis por qué. Leer un informe de evaluación y traducirlo a cambios concretos es una habilidad específica. Si el segundo intento se parece demasiado al primero, el resultado también se parecerá.
3 · El importe en juego es alto y no habéis justificado nunca. Con suma global, una actividad comprometida y no ejecutada puede descontarse entera. En un proyecto grande, el riesgo de la justificación supera al coste del acompañamiento.
4 · La entidad no puede permitirse el coste de oportunidad. Si las semanas que irían a escribir la solicitud son las semanas en que se sostiene el programa que da de comer a la entidad, la cuenta se hace sola.
La opción intermedia que casi nadie plantea
No es binario. Hay al menos tres formas de mezclar:
- Escribir vosotros y pedir una revisión antes de enviar. Cuesta mucho menos que el encargo completo y captura una buena parte del valor.
- Ayuda solo en la justificación. Escribís vosotros, que es donde se aprende, y pedís apoyo en la parte donde un error cuesta dinero.
- Ayuda en el primero, solos a partir del segundo. Es lo que hacemos con bastantes entidades y lo que más sentido tiene si vuestro objetivo es tener línea propia.
Lo que sigue siendo vuestro contratéis a quien contratéis
Tres cosas que no se delegan, y conviene tenerlas claras antes de firmar nada:
La decisión de qué proyecto queréis hacer. Nadie de fuera puede saber qué necesita vuestra comunidad. Y la pertinencia vale entre 25 y 30 puntos de los 100.
Las claves de EU Login. El acceso a la plataforma es de la entidad. Se puede trabajar con una consultora sin entregar credenciales.
La responsabilidad legal de la justificación. La entidad beneficiaria es quien firma el convenio y quien responde. Una consultora puede ayudar, pero la firma es vuestra y el reintegro, si lo hubiera, también.
Preguntas que nos hacen sobre esto
¿Merece la pena contratar una consultoría para un proyecto Erasmus+?
Depende de tres cosas: si vais como entidad coordinadora o como socia, si tenéis semanas protegidas en el calendario y cuánto importe está en juego. Como socia casi nunca compensa. En la primera acción pequeña, con tiempo real disponible, hacerlo solos deja el conocimiento dentro. Con el plazo encima, tras una denegación que no entendéis o con un importe alto y sin experiencia en justificación, la ayuda suele compensar.
¿Se puede presentar un proyecto Erasmus+ sin ayuda externa?
Sí. Presentar es gratuito, el OID también, los criterios y umbrales están publicados en la Guía del Programa y las agencias nacionales hacen formaciones gratuitas sobre cómo se solicita. Lo que cuesta es el tiempo de escribirlo bien.
¿Qué se compra realmente al contratar una consultoría Erasmus+?
La curva de aprendizaje y tiempo del equipo, y a veces el acompañamiento en la justificación si está en el acuerdo. Lo que no se compra es acceso privilegiado a las agencias, que no existe, ni la aprobación, que depende de la clasificación del comité y del presupuesto disponible.
¿Hay opciones intermedias entre hacerlo solos y contratarlo todo?
Sí, al menos tres: escribir la solicitud y pedir solo una revisión antes de enviarla, pedir ayuda únicamente en la justificación, o contratar el primer proyecto y hacer los siguientes en solitario. La última tiene sentido cuando el objetivo es tener una línea europea propia.
¿De quién es la responsabilidad de la justificación?
Siempre de la entidad beneficiaria, que es quien firma el convenio de subvención. Una consultoría puede acompañar, pero la firma y la eventual devolución de fondos corresponden a la organización.
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