Qué preguntar a una consultora Erasmus+ antes de contratarla

Empecemos por lo evidente: nosotros somos una consultoría Erasmus+, así que este artículo lo escribe parte interesada. Lédlo con esa reserva, y hacednos a nosotros todas las preguntas que vienen abajo. Si alguna nos deja mal, es información útil para vosotros.

Dicho eso: contratar a alguien para que escriba vuestro proyecto es una decisión con poca información disponible, porque casi nadie publica nada verificable. Estas preguntas sirven para generar esa información en una conversación de media hora.

Sobre el dinero · cuatro preguntas

1 · ¿Qué parte de los honorarios es fija y cuál va a éxito?
Es la pregunta que más ordena la conversación. Una respuesta clara aquí predice una relación clara. Desconfiad tanto de quien no lo sabe decir como de quien dice que no cobra absolutamente nada hasta la aprobación: ese modelo se suele sostener presentando en cadena.

2 · ¿Sobre qué se calcula el porcentaje: sobre la subvención concedida o sobre el presupuesto solicitado?
No es lo mismo, y la diferencia puede ser grande. Que quede por escrito.

3 · ¿Qué pasa si el proyecto se aprueba por un importe menor del solicitado?
Ocurre. Merece la pena saber de antemano cómo se ajustan los honorarios en ese caso.

4 · ¿Hay algún coste que no esté en el presupuesto que me estáis dando?
Desplazamientos, traducciones, gestión durante la ejecución. Preguntadlo expresamente.

Sobre el alcance · tres preguntas

5 · ¿Hasta dónde llega el acompañamiento: presentación, ejecución o justificación?
Esta es la más importante de todas y la que menos se hace. Escribir la solicitud es la parte visible; la parte donde una entidad puede perder dinero de verdad es la justificación. El pago final se reduce si las actividades no se ejecutan como estaba previsto, si cuestan menos o si la calidad es insuficiente. Una consultora que desaparece el día del envío os ha resuelto la mitad fácil.

6 · ¿Vosotros buscáis las entidades socias o las buscamos nosotros?
Cambia muchísimo el trabajo que os queda. Y si las buscan ellos, preguntad de dónde salen: una entidad socia que no conocéis y con la que no habéis hablado es un riesgo durante dos años.

7 · ¿Quién escribe materialmente el proyecto, y voy a hablar con esa persona?
En equipos grandes, quien vende y quien escribe no siempre son la misma persona. No es malo en sí, pero conviene saberlo y conocer a quien va a escribir.

Sobre la capacidad · tres preguntas

8 · ¿Cuántos proyectos acompañáis por convocatoria?
Es la pregunta que más revela y la que menos se hace. Un número muy alto con un equipo pequeño no cuadra: escribir bien una solicitud lleva semanas. Si el número es grande, preguntad cuánta gente escribe.

9 · ¿Cuántas presentaciones tenéis en cuenta si el primero no sale?
Casi ningún proyecto se aprueba a la primera. Lo que distingue a una consultora seria es que eso esté previsto en el acuerdo desde el principio, no que lo neguéis.

10 · ¿Habéis trabajado antes en nuestro ámbito?
No es imprescindible, pero cambia la calidad del primer borrador. Y si dicen que sí, pedid un ejemplo concreto.

Las dos preguntas incómodas

11 · ¿Me podéis decir que no?
La respuesta importa más de lo que parece. Quien nunca rechaza un encargo está vendiendo, no eligiendo. Y una consultora que acepta cualquier proyecto acaba escribiendo solicitudes que no se creéis ni ellos, que puntúan mal en pertinencia — que vale entre 25 y 30 puntos — precisamente porque no hay convicción detrás.

12 · ¿Qué parte de esto podríamos hacer nosotros solos?
Una respuesta honesta a esta pregunta os dice casi todo. Hay bastante camino que una entidad recorre sin ayuda: sacar el OID, leer la sección de la Guía que le toca, ir a una formación gratuita de la agencia nacional, entrar como entidad socia en el proyecto de otra organización. Quien os diga que no podéis hacer nada solos, o no conoce el programa o prefiere que no lo sepáis.

Cuatro señales de alarma que no admiten matiz

Estas no son cuestión de estilo. Si aparece alguna, parad la conversación.

Que garanticen la aprobación. Nadie puede. La decisión final se toma con la clasificación del comité de evaluación y el presupuesto disponible para la acción: un proyecto puede superar el umbral y quedarse en lista de reserva. Quien garantiza está prometiendo algo que no controla.

Que se presenten como vinculados a INJUVE, SEPIE o la Comisión Europea. Las consultoras somos empresas privadas e independientes. Ninguna representa a las agencias nacionales ni tiene un canal especial con ellas. Si alguien lo insinúa, comprobadlo directamente con la agencia.

Que os pidan credenciales de EU Login o datos bancarios de la entidad. El acceso a la plataforma es vuestro y debe seguir siéndolo. Se puede trabajar perfectamente sin entregar contraseñas.

Que os cobren por sacar el OID. Es gratuito y se hace una vez en la plataforma de la Comisión. Cobrar por eso es cobrar por rellenar un formulario público. Aquí está cómo se hace.

Y una cosa que conviene hacer antes de hablar con nadie

Ir a una sesión informativa de vuestra agencia nacional. Son gratuitas, las hacen INJUVE y SEPIE, y después de una tarde allí vais a hacer preguntas muchísimo mejores — a nosotros o a quien sea — porque ya sabréis qué es lo que estáis comprando.

Es, de largo, el mejor consejo de este artículo, y es el único que no nos conviene.

Preguntas que nos hacen sobre esto