Meter a un socio de fuera de la UE: lo que nadie avisa a tiempo

Hay un momento, cuando una entidad ya lleva dos o tres proyectos, en el que el consorcio deja de ser una lista de países cercanos y empieza a ser una decisión. Y casi siempre aparece la misma idea: estaría bien meter a alguien de fuera.

Es una buena idea. Un socio de un país vecino cambia la conversación de un proyecto entero. También introduce dos complicaciones que dentro de la Unión no existen, y de las dos, hay una que aparece siempre demasiado tarde.

Quién puede estar y en qué papel

Lo primero, y es lo que hay que resolver antes de escribir a nadie: no todas las acciones admiten socios de fuera de los países del programa.

La Guía distingue entre los países del programa —los Estados miembros más un grupo de países asociados— y los llamados terceros países no asociados, que agrupa por regiones. Y cada acción especifica qué regiones admite y con qué límites.

El resumen que os ahorra tiempo, y que conviene verificar para vuestra acción concreta:

• Hay acciones de movilidad juvenil que sí admiten terceros países vecinos.
• Hay acciones de cooperación que admiten algunas regiones pero nunca en el papel de coordinación.
• Y hay acciones que solo admiten países del programa, sin excepción.

El error caro es al revés del que uno imagina. No es que os rechacen el proyecto: es que construís una relación durante meses con una entidad que después no puede estar en esa acción. Y esa conversación es muy incómoda.

Un apunte que cambia el marco mental: el hecho de que un país no pertenezca al programa no significa que sus entidades no sepan de esto. Hay organizaciones en países vecinos que llevan años participando en proyectos europeos y que dominan la mecánica mejor que muchas entidades comunitarias. Buscar socio fuera no es hacer un favor a nadie.

Los visados: el problema que llega tarde

Este es el que hunde proyectos, y lo hace siempre igual: aparece a seis semanas de la actividad, cuando ya no hay margen.

Si vuestras personas participantes vienen de un país cuyos nacionales necesitan visado para entrar en la zona Schengen, hay que gestionarlo. Y ese trámite tiene tres características que lo hacen distinto de todo lo demás del proyecto:

1. No depende de vosotros. Depende de la disponibilidad de citas en un consulado y de sus plazos de resolución, que varían enormemente.
2. Puede denegarse. Y una denegación a diez días de la actividad deja un hueco en el grupo que ya no se llena.
3. Necesita documentación vuestra. Carta de invitación, programa detallado, prueba de alojamiento, seguro. Todo eso lo tenéis que producir vosotros, y cuanto antes esté, mejor.

La buena noticia: Erasmus+ contempla costes excepcionales para visados, junto con permisos de residencia, vacunaciones y certificados médicos. Comprobad en la Guía el porcentaje y las condiciones de vuestra acción, y —esto es lo importante— presupuestadlo desde la solicitud. Añadirlo después es una enmienda; tenerlo previsto no cuesta nada.

El dinero también se complica

Hay una tercera cosa, más pequeña pero que sorprende a todo el mundo en el peor momento: los reembolsos a fuera de la Unión llevan comisiones.

Si al cerrar el proyecto tenéis que devolver el importe del viaje a doce personas de países no comunitarios, cada transferencia se lleva su parte. Con cantidades pequeñas, esa comisión puede ser un porcentaje incómodo, y la persona recibe menos de lo que le corresponde.

Dos formas de gestionarlo, y conviene decidirlo antes:

• Reembolsar a la entidad socia en lugar de a cada persona: una transferencia grande en vez de doce pequeñas, con un documento firmado donde consten sus datos.
• Contar la comisión desde el principio y decirlo con claridad a las personas participantes, para que nadie descubra al final que le llegan treinta euros menos.

Por qué merece la pena a pesar de todo

Con todo lo anterior, la pregunta legítima es si compensa. Y compensa, por una razón que va más allá del proyecto concreto.

Hay una historia que resume bien lo que estas relaciones producen. Una organización juvenil armenia, activa hoy en proyectos europeos y en trabajo con mujeres en su país, existe porque sus personas fundadoras se conocieron en un proyecto Erasmus+. No se conocieron y luego montaron algo: montaron algo porque se conocieron ahí.

Ese es el patrón real de este programa, y no aparece en ningún indicador. Los proyectos son la excusa; lo que queda son las relaciones. Un socio en un país vecino con el que trabajáis bien no es una casilla del consorcio: es una puerta abierta durante años.

El calendario que sí funciona

Si decidís hacerlo, este es el orden que evita los sustos:

1. Antes de contactar con nadie: comprobar en la Guía si la acción admite ese país y en qué papel.
2. Al diseñar el presupuesto: incluir costes excepcionales de visado y prever las comisiones bancarias.
3. En cuanto tengáis fechas y alojamiento: emitir las cartas de invitación. No esperéis a tener el grupo cerrado del todo.
4. Cuatro meses antes: preguntar a la entidad socia por el estado de las citas consulares. Si no hay cita, hay que buscar alternativa ya.
5. Siempre: un plan B para las plazas que puedan caerse. No para desconfiar, sino porque los mínimos de participantes por grupo son un requisito de elegibilidad y no se pueden incumplir.

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